Zusammenarbeit in Firmen

Zusammenarbeit in Firmen / persönliche Arbeitsweise

Die Zusammenarbeit in Firmen ist deutlich effektiver und entspannter wenn bestimmte Regeln beachtet werden ...
  • Besprechungen

    Damit Besprechungen wirklich effektiv sind (und nicht nur gemeinsam verbrachte Zeit) sollten einige Punkte beachtet werden (je mehr davon, desto besser):

    1. Keine Handy - außer es gibt einen guten Grund, der dann auch am besten vor ab genannt wird. Kein Handy bedeutet auch, dass kein Handy in die Hand genommen wird (um zum Beispiel nach den neusten Mails zu sehen)
    2. Der Teilnehmerkreis der Besprechung ist möglichst gering zu halten.
    3. Wenn weitere Personen informiert werden sollen oder selbst entscheiden sollen ob sie zu der Besprechung gehen wollen, dann sind diese "optional".
    4. Wenn jemand der Meinung ist nicht an der Besprechung teilnehmen zu können oder zu müssen, dann sagt der Teilnehmer mit Begründung ab!
    5. In der Einladung
      1. wird der Grund genannt wozu die Besprechung dient
      2. ist eine Agenda enthalten
      3. sind gegebenenfalls Unterlagen enthalten
    6. Falls am Anfang der Besprechung nichts anderes festgelegt wird, ist derjenige der eingeladen hat auch Moderator (Leiter) und Protokollführer.
    7. Alle Teilnehmer sind vorbereitet und haben gegebenenfalls die Unterlagen gelesen.
    8. Es wird ausschließlich über das Thema der Besprechung geredet. Der Moderator schreibt gegebenenfalls weitere Themen ein und lädt zu einer weiteren Besprechung ein.
    9. Der Protokollführer verschickt nach der Besprechung einen Bericht in dem alle besprochenen Punkte enthalten sind.
    10. Die Teilnehmer überprüfen den Besprechungsbericht. Sollten einige Punkte nicht richtig oder vollständig wiedergegeben sein oder Punkte vergessen worden sein, so wird dies ausschließlich dem Protokollführer per E-Mail mitgeteilt.

    Das gilt natürlich in gleicher Weise für Besprechungen im virtuellen Raum

  • E-Mails
  • Home Office
  • Virtuelle Meetings / Video Konferenzen
  • Effektives Arbeiten mit Outlook

    Um mit Outlook effektiv zu arbeiten gehe ich wie folgt vor:

    1. Meine Antworten auf E-Mails lasse ich sofort aus dem "Gesendet" Ordner in meinen Posteingang über eine Regel verschieben.
    2. Erledigte E-Mails (und Antworten) verschiebe ich sofort in einen entsprechenden Ordner in Outlook, so das in meinem Posteingang nur unerledigte Mails liegen.
    3. Mails die ich mit anderen besprechen muss ziehe ich mit der Maus auf das "Navigationselement" Kalender.

    4. Mails die ich später bearbeiten möchte definiere ich als Aufgabe in dem ich sie mit der Maus auf das "Navigationselement" Aufgaben ziehe und dann in den entsprechenden Ordner in Outlook verschiebe.
    5. Mails bei denen ich auf eine Antwort warte versehe ich mit dem Flag "Zur Nachverfolgung" zum Beispiel bis Ende nächster Woche und verschiebe sie dann in das entsprechende Verzeichnis wo sie.Einmal die Woche, zum Beispiel Freitags von 10:00 bis 11:00 habe ich mir einen (wöchentlich wiederkehrenden) Termin gemacht, an dem ich meine "offenen" Mails und Aufgaben der aktuellen Woche kontrolliere.
      Hierbei ist es natürlich wichtig einen entsprechenden Suchordner "zur Nachverfolgung" eingerichtet zu haben.

Stefan Wolber - Technisches Projektmanagement & Dienstleitungen

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