Damit Besprechungen wirklich effektiv sind (und nicht nur gemeinsam verbrachte Zeit) sollten einige Punkte beachtet werden (je mehr davon, desto besser):

1. Keine Handy - außer es gibt einen guten Grund, der dann auch am besten vor ab genannt wird. Kein Handy bedeutet auch, dass kein Handy in die Hand genommen wird (um zum Beispiel nach den neusten Mails zu sehen)
2. Der Teilnehmerkreis der Besprechung ist möglichst gering zu halten.
3. Wenn weitere Personen informiert werden sollen oder selbst entscheiden sollen ob sie zu der Besprechung gehen wollen, dann sind diese "optional".
4. Wenn jemand der Meinung ist nicht an der Besprechung teilnehmen zu können oder zu müssen, dann sagt der Teilnehmer mit Begründung ab!
5. In der Einladung
1. wird der Grund genannt wozu die Besprechung dient
2. ist eine Agenda enthalten
3. sind gegebenenfalls Unterlagen enthalten
6. Falls am Anfang der Besprechung nichts anderes festgelegt wird, ist derjenige der eingeladen hat auch Moderator (Leiter) und Protokollführer.
7. Alle Teilnehmer sind vorbereitet und haben gegebenenfalls die Unterlagen gelesen.
8. Es wird ausschließlich über das Thema der Besprechung geredet. Der Moderator schreibt gegebenenfalls weitere Themen ein und lädt zu einer weiteren Besprechung ein.
9. Der Protokollführer verschickt nach der Besprechung einen Bericht in dem alle besprochenen Punkte enthalten sind.
   
10. Die Teilnehmer überprüfen den Besprechungsbericht. Sollten einige Punkte nicht richtig oder vollständig wiedergegeben sein oder Punkte vergessen worden sein, so wird dies ausschließlich dem Protokollführer per E-Mail mitgeteilt.

Das gilt natürlich in gleicher Weise für Besprechungen im virtuellen Raum

1.  In „An:“ werden die Leute genannt, die diese Mail bearbeiten sollen, beziehungsweise die direkt betroffen sind.
   In „CC:“ werden die Leute genannt, die Kentniss von dem Vorgang haben sollen, jedoch nicht direkt gefordert sind diese Mail zu bearbeiten
2. Es wird in der Regel „An alle“ geantwortet.
3. Der Betreff der Mail ist eindeutig!!! (Zum Beispiel „Thema – (Stichpunktartige) Informationen zum Thema“) Der Betreff kann durchaus in der ersten Zeile ausformuliert werden.
4. ALLE sorgen für die Einhaltung der oben angeführten Regeln, gegebenenfalls durch Weiterleitung dieser Mail an den entsprechenden Vorgesetzten!
5. E-Mails haben immer mindestens einen Tag Zeit für Reaktionen, falls nicht anders in der E-Mail angegeben.
6. Wenn man nicht innerhalb des oben angegebenen Zeitraums reagieren kann, schreibt man, an alle, dass man noch entsprechend viel Zeit für die Reaktion benötigt.

 

Weitere Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung:

1. Der Posteingang (in Outlook oder dem entsprechenden E-Mail Client) wird jeden Abend leer geräumt, zum Beispiel durch Verschieben der Mails in einen entsprechenden Ordner, bis auf die Mails die sofort am nächsten Morgen bearbeitet werden.
   
2. E-Mails die wichtig aber nicht eilig sind werden entweder zur Bearbeitung auf Termin gelegt (Ziehen der Mail auf die Datumsschaltfläche (in Outlook)) oder der Liste der zu bearbeitenden Aufgaben hinzugefügt (Ziehen der Mail auf die Aufgabenschaltfläche (in Outlook)).
3. Man reserviert sich eine Zeit (als täglich wiederkehrenden Termin im Kalender) in der man sich ausschließlich um die Erledigung seiner E-Mails kümmert.
4. Einfache Informationen werden durch E-Mails eingeholt.
5. E-Mails die eine Reaktion verlangen werden mit dem Flag „Zur Nachverfolgung“ versehen, in den themenbezogenen Ordner verschoben und während der reservierten Zeit einmal durchgesehen.

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Mögliche Plattformen:

• Meine Cloud (Talk)
• Jitsi
• MS-Teams 
• Skype (nur noch dieses Jahr)
• Zoom (Hiervon rate ich dringend ab, da eine Menge Spyware installiert wird)

In Zeiten von Corona finden tausende von Meetings im virtuellen Raum statt. Die altbekannte und vertraute physische Sitzung weicht dem virtuellen Zusammentreffen.

Das ist eine Chance! Für viele ist dies ein neues Medium und diese Veränderung kann genutzt werden, um die Meeting-Kultur bewusst zu verbessern und sich Gedanken zu machen, was ein produktives und befriedigendes Meeting ausmacht – egal ob virtuell oder physisch, siehe auch oben Besprechungen.

Einhalten derselben Anstandsregeln wie offline

Wir alle sind schon in unbefriedigenden physischen Meetings gesessen, weil gewisse Anstandsregeln vernachlässigt wurden. Jetzt, wo virtuelle Meetings von vielen als neues Format ausprobiert werden, ist das eine Gelegenheit sich auf gewisse Grundsätze zu besinnen und diese aktiv durchzusetzen, wie zum Beispiel:

1. Eine klare Agenda und Zielsetzung vor dem Meeting mit allen Teilnehmenden teilen. Dazu gehört vielleicht auch das Versenden eines Handouts als Diskussionsgrundlate.
2. Ungeteilte Präsenz während dem Meeting und gewissenhafte Vorbereitung des Meetings (z.B. lesen der vorher gesendeten Hintergrundinformationen).
3. Grundregeln und Rollenverteilung im Meetings klären (siehe nächster Punkt).
4. Keine unnötig langen Präsentationen oder Monologe abhalten, sondern diskutieren.
5. Beschlüsse und nächste Schritte explizit machen und mindestens am Ende des Meetings zusammenfassen. Jeder muss nach dem Meeting wissen, was es gebracht hat und wer was mit welcher Deadline anpacken muss.

Grundregeln für virtuelle Meetings 

Neben den grundsätzlichen Anstandsregeln gelten im virtuellen Meeting gewisse Grundregeln ganz besonders. Hier ein paar Beispiele:

1. Seien Sie zu früh: Wählen Sie sich ein paar Minuten zu früh zum virtuellen Meeting ein, um sicherzustellen, dass alles funktioniert. So werden alle rechtzeitig präsent sein und das Meeting kann wie geplant starten.

2. Benutzen Sie ein Headset: In aller Regel ist die Tonqualität eines handelsüblichen Kopfhörerkabels mit Mikrofon, das mit den meisten Smartphones mitgeliefert wird, besser als die Qualität der eingebauten Mikrofone bei Computern.

3. Bestimmung eines Moderators / Facilitators, der für das Führen des Meetings verantwortlich ist, die Zeit im Auge behält, und sicherstellt, dass alle Teilnehmenden sich zu Wort melden. Das ist besonders wichtig, weil die Aufmerksamkeitsspanne in virtuellen Meetings noch kürzer ist als im physischen Meeting. Die Bestimmung einer solchen Person erlaubt es den anderen Teilnehmenden sich besser auf den Inhalt des Meetings fokussieren zu können.

4. Stummschalten: Jedes Meeting-Tool bietet eine Funktion zum stumm schalten des Mikrofons. Es gilt: Wer nicht spricht, setzt sein Mikrofon auf stumm, um eine Diskussion ohne Störgeräusche zu ermöglichen.

5. In virtuellen Meetings kann es zu Latenzen resp. Verzögerungen in der Sprachübermittlung kommen. Deshalb ist es umso wichtiger, die Leute ausreden zu lassen und nicht zu schnell zu reagieren. Es darf ruhig eine Sekunde verstreichen, um zu erkennen, dass die andere Person ausgesprochen hat.

6. Fragen oder Kommentare direkt an Personen richten und Leute beim Namen nennen. So ist sofort klar, wer aus dem Stumm-Modus zurückkehren muss und gefordert ist.

7. Zu Beginn einer Diskussion ist eine Runde mit opening statements von allen Teilnehmenden angebracht, damit alle einmal aktiviert wurden und nicht in die Passivität absinken.

8. Man muss expliziter und klarer sein in der Kommunikation als in einem offline Meeting. So muss z.B. klar und deutlich beschreiben werden, auf welche Dokumente man sich bezieht usw. Seien Sie im Zweifelsfall lieber zu explizit als zu wenig.

9. Es wird zwangsläufig immer wieder einmal vorkommen, dass die Verbindung abbricht oder nur Bruchstücke von Aussagen anderer Personen verstanden werden. Umso wichtiger ist es, Schlüsselaussagen zu verifizieren durch das Wiederholen der Aussage in eigenen Worten usw. Diese Technik gilt für jegliche Form der erfolgreichen Kommunikation – egal ob offline oder online!

10. Und auch ein Klassiker für jegliche Art der aufmerksamen und respektvollen Kollaboration: kein Multitasking!